Planowanie w praktyce – 7 sposobów na planowanie dnia i długoterminowych celów

Znam mnóstwo ludzi, którzy żyją do bólu spontanicznie. Z dnia na dzień, nigdy nie planując niczego na wyrost.

Znam też takich, którzy planują wszystko na najbliższe kilkadziesiąt lat, tak jakby chcieli przeżyć całe życie według konkretnego scenariusza.

Oba podejścia są równie głupie.

Choć zdecydowanie bliżej mi do tej drugiej grupy, nie jestem zwolennikiem ani jednej, ani drugiej metody.

W tym wpisie pokażę, w jaki sposób od lat skutecznie planuję swoją przyszłość, zachowując przy tym zdrowy rozsądek.

Jak dobrze zaplanować dzień?

Zanim przejdziemy do planów długoterminowych, zacznijmy od planowania dnia.

To jeszcze ważniejsze, bo trudno byłoby realizować długoterminowe cele bez stałej, codziennej rutyny.

1. Ustal priorytety i wypisz zadania

Planowanie dnia polecam zacząć od wypisania wszystkich czynności, które masz zamiar wykonać.

Jeżeli chcesz zachowywać produktywność, wypisz ich nawet więcej, niż jesteś w stanie zrobić. Zbyt szybko opróżniona lista potrafi rozleniwić albo po prostu spowodować niepotrzebny zastój pod tytułem „przecież mam dużo czasu”.

Zadania, które zostaną, możesz przełożyć na kolejny dzień, a mając zaplanowanych więcej zadań, niż jesteś w stanie wykonać, prawdopodobnie unikniesz sytuacji, w których zrobisz „wszystko” i nie będziesz wiedział, co masz robić dalej.

Gdy planowałem mało zadań, zazwyczaj robiłem je dość szybko, a przez resztę dnia udawałem, że coś robię, żeby wypełnić czas przeznaczony na pracę. Często bywało też tak, że ociągałem się za dnia, bo podświadomie wiedziałem, że i tak ze wszystkim bez problemu zdążę do 16.

To nie miało najmniejszego sensu, traciłem czas i oszukiwałem samego siebie.

Najważniejsze jest ustalenie priorytetów.

Jeżeli coś jest pilne i ważne, umieść to na samej górze. Jeżeli może poczekać – odpowiednio niżej. Zawsze sortuj swoje zadania od najważniejszego do tego, na którym zależy Ci najmniej, lub tego które jest najmniej pilne.

Pamiętaj: bądź ze sobą szczery.

Niestety lubimy odkładać w czasie przede wszystkim mało przyjemne czynności, a w praktyce zrealizowanie ich na samym początku dnia z reguły jest znacznie łatwiejsze i daje niezłego kopa na później.

2. Podziel zadania na mniejsze porcje

Udało Ci się wypisać listę zadań? Super.

Być może masz na niej takie zadania, które wydają się szczególnie wymagające lub są opisane zbyt ogólnie.

W takiej sytuacji zawsze polecam rozbicie ich na kilka mniejszych podzadań, chociażby w postaci dodatkowej checklisty.

To znaczy, do zadania „kupić laptopa”, zrób sobie kilka małych podzadań, jak na przykład:

• Przeczytać w internecie, na co warto zwracać uwagę przy kupnie laptopa
• Przejrzeć modele dostępne w sklepach i wybrać kilka, które mi się podobają
• Zapytać na specjalistycznym forum o poradę: opisać, na czym mi zależy, jaki mam budżet i podlinkować kilka propozycji, które wydają mi się okej
• Poczytać opinie o laptopach polecanych przez użytkowników forum
• Zdecydować się na konkretny model i dokonać zakupu

Większe sprecyzowanie zadań z pewnością pochłonie trochę czasu, ale oprócz samej satysfakcji płynącej z odznaczania kolejnych zrobionych rzeczy, pozwoli Ci znacznie lepiej zorganizować pracę.

Dzięki dokładniejszej liście trudniej pogubić się w swojej pracy, a co za tym idzie, trudniej coś zepsuć.

Co więcej, częstsze odhaczanie zadań może dać nam dopaminowy bodziec, napędzający nas do dalszej pracy (działanie na układ nagrody).

Mając dokładnie rozpisane zadania, znacznie łatwiej jest też wrócić do nich po przerwie, bo nie musimy się przesadnie zastanawiać, na czym to ostatnio skończyliśmy.

3. Zaplanuj konkretny czas na pracę

Jeżeli jesteś freelancerem i nikt nie narzuca Ci godzin pracy, tak czy siak zachęcam Cię do tego, żebyś narzucił je sobie samemu.

Dzięki konkretnie wyznaczonym godzinom pracy będzie Ci trudniej od niej uciekać, co pozytywnie przełoży się na Twoją produktywność.

Jeśli chcesz, możesz się wspomagać metodą Pomodoro i robić sobie przerwy.

Zaplanuj ile czasu chcesz pracować i wyznacz w kalendarzu odpowiadające temu bloki. Jeśli pracujesz przed komputerem, dobrym pomysłem jest też zablokowanie w tych godzinach dostępu do Twoich ulubionych stron rozrywkowych i programów, które Cię rozpraszają.

Ja zazwyczaj od rana do 16 blokuję dostęp do rozpraszających mnie stron i gier oraz trzymam telefon w szafie. Dzięki temu wiem, że mam czas na pracę i nic mnie niepotrzebnie nie rozprasza, ani nawet nie korci, żeby skończyć wcześniej.

Jak zaplanować długoterminowe cele?

1. Wyznacz realny termin

Jeżeli Twój cel ma konkretnie wyznaczony termin, upewnij się, czy jest to w ogóle możliwe.

Czasami lepiej niedoszacować swoich możliwości i pozytywnie się zaskoczyć, niż srogo rozczarować się efektami gorszymi od tych, które zaplanowaliśmy.

Zauważyłem, że wyznaczając zbyt ambitne cele, miałem tendencje do samosabotażu, bo podświadomie wiedziałem, że i tak nie dam rady.

Notorycznie analizowałem możliwości i to co musiałbym zrobić, żeby zdążyć na czas. Przerażało mnie to i więcej czasu spędzałem na myśleniu, niż na realizacji celów.

Fajnie jest być ambitnym, ale uważam, że nie warto z tym za bardzo przesadzać.

2. Wyznaczaj cele, które są zależne od Ciebie

Wiele osób wyznacza długoterminowe cele w sposób dość bezmyślny.

Przykładowo, ktoś może wyznaczyć sobie cel: „W przyszłym roku założę kanał na YouTube i zdobędę co najmniej 10 000 subskrybentów”.

Brzmi całkiem fajnie, ale lepiej zrobi osoba, która wyznaczy cel: „W przyszłym roku założę kanał na YouTube i wrzucę na niego co najmniej 52 filmy”.

Druga osoba będzie miała niemalże pełną kontrolę nad osiągnięciem swojego celu, a wykonana dobrze praca, tak czy siak, będzie mogła przełożyć się na oczekiwane efekty w postaci subskrybcji.

Pierwsza osoba może być za to bardzo zdemotywowana, gdy po pół roku okaże się, że ma na kanale raptem 200 subskrybcji, a minęła już połowa czasu.

Oczywiście możesz wyznaczać sobie cele, które nie zależą w pełni od Ciebie (np. wyżej wspomniana liczba subskrybcji, czy miesięczne zarobki).

Pamiętaj jednak, żeby nie wyznaczać sobie do takich celów żadnych terminów, bo nie jesteś w stanie ich przewidzieć. Zamiast tego, określ, co dasz od siebie, aby taki cel zrealizować.

Na przykład: będziesz wrzucał jeden nowy film tygodniowo albo codziennie popracujesz przez godzinę nad swoim projektem pobocznym.

Nic nie da Ci znajomość celu, jeśli nie będziesz znał drogi, którą możesz do niego dotrzeć.

3. Bądź realistą

Łatwo jest zaplanować karierę w branży muzycznej i aktorskiej, jednocześnie myśląc o zdobyciu kiedyś tam pucharu czterech skoczni.

Dodanie tych wszystkich rzeczy do listy zadań zajmie Ci pewnie nie więcej niż kilka minut.

Problem w tym, że w rzeczywistości ciężko to zrealizować jednemu człowiekowi. Chcąc być w jakiejś konkurencyjnej dziedzinie na samym szczycie, zazwyczaj trzeba się jej naprawdę mocno poświęcić.

Piszę o tym nie bez powodu.

Sam jestem jednym z tych pomysłowych i ambitnych gości, którzy najchętniej zabraliby się niemal za wszystko, co się da. Prawda jest jednak dość brutalna – nie każdy jest w stanie zostać Leonardo da Vinci naszych czasów. Czasy mamy, jakie mamy, a konkurencja jest naprawdę ogromna.

Dla przykładu: jestem wielkim fanem Formuły 1. Kierowcy poświęcają mnóstwo czasu nawet na takie „głupoty” jak poprawianie swoich mięśni szyi. Serio. W internecie jest nawet gdzieś filmik, na którym Fernando Alonso zgniata swoją szyją orzecha. Wszystko po to, żeby mniej odczuwać przeciążenia w zakrętach.

Większość konkurencyjnych dyscyplin jest bardzo skoplikowanych i wymaga ogromnych poświęceń.

Z tego powodu warto oszacować, ile pracy będziemy musieli włożyć w realizację danego celu i wybrać to, na czym najbardziej nam zależy, jednocześnie odpuszczając nadmiarowe rzeczy.

Ja też chciałem założyć duży startup, zostać kierowcą wyścigowym, producentem muzycznym i tak dalej. Ale interesujących mnie pomysłów na siebie miałem zbyt wiele, dlatego musiałem je ograniczyć.

Robiąc 10 rzeczy po pół godziny dziennie osiągnąłbym o wiele mniej niż robiąc 1 rzecz przez pięć godzin dziennie. A to tyle samo czasu!

4. Wyznaczaj sobie nagrody

Jeżeli masz cel, który jest naprawdę trudny do zrealizowania, albo masz średni zapał, żeby go zrealizować, pomyśl o tym, żeby się jakoś za to nagrodzić.

Wypisz cel razem z konkretną nagrodą za jego osiągnięcie.

Przykładowo, jeżeli wstydzisz się swojej figury na plaży, możesz wyznaczyć sobie cel „wrócić do normalnego BMI” i wyznaczyć sobie w nagrodę za jego realizację w postaci tygodniowego wyjazdu nad morze.

PS pamiętaj też dopisaniu do tego celu, który zależy od Ciebie (np. spożywać maksymalnie 2000 kalorii i codziennie jeździć przez pół godziny na rowerze).

5. Śledź postępy

Parę lat temu zacząłem się odchudzać.

W przeszłości zabierałem się za to kilka razy, ale bez większych rezultatów.

Tym razem podszedłem do tematu podobnie: bez mentorów i dietetyków, bez skomplikowanych ćwiczeń, i bez zmiany swoich „nawyków żywieniowych”.

I wiesz co? Schudłem 30 kilogramów. Czy dużo, czy mało – nie mnie oceniać. Osobiście jestem zadowolony, bo podobno lepiej wyglądam, a już na pewno lepiej się czuję. Nie piszę tego jednak po to, żeby się poprzechwalać.

W przeciwieństwie do swoich poprzednich prób zacząłem regularnie się ważyć i codziennie śledziłem swoje postępy. Wiem, że ważenie się codziennie może wydawać się niemałym wariactwem, ale naprawdę – niesamowicie mnie to motywowało. Wagę każdego dnia zapisywałem w specjalnej aplikacji, a co 10 kilogramów robiłem sobie zdjęcia.

Kiedy nie miałem ochoty na swoje codzienne spacery lub chciałem solidnie się obeżreć – spoglądałem na zdjęcie zestawiające moje sylwetki, a także na wykres. Nie musiałem się dłużej zastanawiać czy takie „wyrzeczenia” mają sens, bo efekty były widoczne gołym okiem.

Gdy próbowałem odchudzać się na oko, tym samym okiem nie potrafiłem dostrzegać efektów.

Dzięki liczbom i zdjęciom z różnych okresów byłem w stanie zauważyć realną, sporą różnicę.

Czasami zdarzało się też tak, że zamiast schudnąć, przytyłem przez jakiś okres np. dwa kilogramy – wtedy wiedziałem, że najprawdopodobniej pizza w zeszły weekend wcale nie była najlepszym pomysłem.

Nie ważne co robisz, jeżeli robisz to w długim terminie, spróbuj śledzić postępy. W najlepszym wypadku doda Ci to trochę motywacji do dalszej pracy, w najgorszym zwróci uwagę na problem, dzięki czemu szybciej zorientujesz się, że coś być może idzie nie do końca tak, jak powinno.